PROSEDUR
SISTEM PERUSAHAAN PUTRA JAYA INDONESIA
DISUSUN OLEH :
ADE
LIDRAKUSUMA
12119086
AKADEMI
BINA SARANA INFORMATIKA
TANGERANG
2012
Posedur Sistem Berjalan
Perusahaan Putra Jaya Indonesia adalah perusahaan
usaha dagang yang bergerak di bidang distributor penjualan elektronik (TV,
kulkas, kipas angin, radio dan lain lain), Perusahaan ini menjual barang
elektronik kepada customer secara tunai dengan nilai transaksi ≥ Rp.
50.000.000,-(lima puluh juta rupiah). Customer adalah badan usaha atau toko pengecer
yang menjual produknya kepada pelanggan secara perorangan. Pada prosedur sistem
berjalan ini, Customer pada saat memesan barang
diharuskan melampiri dokumen PO terlebih dahulu, dan PO paling lama satu
minggu untuk di konfirmasi pada Customer. Maka untuk lebih jelasnya prosedur
dari sistem berjalan adalah sebagai berikut:
A. Prosedur
Order Penjualan
Setiap
Customer dapat memesan barang datang langsung atau melalui faximile dengan
menyertakan dokumen PO yang diterima oleh bagian penjualan. Kemudian bagian
penjualan berdasarkan PO, memeriksa pesanan barang dengan menggunakan kartu
stock, apabila stock barang ada maka di hitung nilai penjualan dan dicatat
kedalam faktur penjualan. Jika stock barang tidak ada, maka di catat ke dokumen
Daftar Permintaan Stock Barang (DPSB), faktur penjualan rangkap 4 (empat), yang
telah di buat didistribusikan ke Kasir
B. Prosedur Pembayaran Tunai
Setelah
customer mendapat konfirmasi tentang pesanan pembelian disetujui, maka customer
melakukan transaksi pembayaran melalui transfer uang ke bank yang ditunjuk
dengan bukti setoran. Berdasarkan bukti setoran, Kasir membuka arsip penjualan
yang dicocokan dengan bukti setoran. Apabila sesuai dengan nilai penjualan maka
dibuatkan kwitansi lunas, dan merekap nilai penjualan Harian/Daily
Sales Report (DSR). Distribusi dokumen-dokumen berdasarkan nilai transaksi
penjualan sebagai berikut : untuk Kwitansi dan faktur penjualan di berikan
kepada customer. Kemudian copy kwitansi diserahkan kepada bagian Akunting.
Gudang mendapat tembusan pengeluaran barang dari kasir sesuai barang yang di
pesan, dan Copy faktur diberikan ke Bagian Penjualan.
C. Prosedur
Pengiriman Barang
Bagian
Penjualan selanjutnya membuka arsip faktur penjualan untuk mencatat barang yang
akan dikirim ke dokumen Surat Jalan. Setelah dokumen Surat Jalan dan barang
yang sudah disiapkan oleh Bagian Gudang (bagian gudang mencatat barang keluar
ke kartu gudang), maka diberikan kepada Bagian Pengiriman untuk dikirim kepada
Customer. Dokumen surat keluar barang didistribusikan ke Bagian Pengiriman
beserta barang dan disampaikan ke Customer
D. Prosedur
Pembuatan Laporan
Setiap akhir periode di buat laporan penjualan
bulanan, berdasarkan rekap penjualan harian dan faktur penjualan. Laporan stock
barang keluar berdasarkan Kartu Stock
dan Kartu Gudang. Ke-dua laporan tersebut diberikan
kepada Manajer Penjualan untuk proses evaluasi penjualan selama satu bulan.
